On commence une nouvelle série d’articles intitulés « kiss my socks » ou « dans mes chaussettes de-[mettre ici le métier de votre choix] »… Dans cet épisode c’est le métier de chef-fe de projet web qui va nous occuper.

Le but est de présenter ce qu’est ce métier, vu sous mon prisme à moi – bah oui c’est moi la cheffe de projet chez kiss my.

Les missions

Le métier de chef-fe de projet est vaste, et tout dépendra du domaine dans lequel vous évoluez. S’il vous arrivera souvent de faire, aussi, de l’opérationnel, en complément de votre métier d’encadrement de projet – du design, du rédactionnel, du dev, du SEO… -, les principales missions seront :

1. Planifier les projets.
2. Encadrer les équipes.
3. Accompagner les clients.

Je ne vais pas détailler ici ces missions, de nombreux articles l’ont certainement fait mieux que je n’oserai le faire moi-même, nous allons donc passer directement au partage d’expérience, à savoir la mienne.

Chef-fe de projet depuis 12 ans, je suis d’abord autodidacte. 5 ans de bons et loyaux services grâce à des compétences apprises « sur le tas » j’ai finalement repris une formation diplomante, pour prouver au monde du recrutement français que j’étais « employable » et donc compétente – oui, oui, la France, ce beau pays accros aux diplômes.

Passons donc à mes outils préférés et mes recommandations de vieille louve de mer 🦭 !

Les outils

Click Up

Vous connaissez Trello ? Clickup c’est sa version survitaminée 🧨 !

Que peut-on faire avec ?

Cet outil de planification de tâches est si flexible qu’il vous permet de faire :

• des tableaux de suivi agile de type Kanban,
• vos plannings projet de type Gantt,
• des dashboards de suivi de metrics sur-mesure pour l’interne comme pour l’externe,
• vos propres formulaires de ticketing,
• le suivi des temps pour une facturation agile ultra millimétrée,
• la gestion de « sprint » pour les plus scrumesques d’entre vous,
• une gestion de rôles utilisateur-trices aux petites oignons pour permettre à vos équipes et vos client-es de collaborer en temps réel sans avoir à donner accès à tout à tout le monde !

Comment faire ces trucs là ?

Même que j’adore tellement cet outil… j’ai fait un tutoriel, gratuitement, oui, oui, pour le faire découvrir au plus grand nombre. Encore merci à La Cantine Numérique de m’avoir donné l’opportunité de partager ma drôle de passion pour la planification 💖

Si vous voulez tester, n’hésitez pas à utiliser notre lien de parrainage, je crois qu’on gagne des points et vous aussi 🤷🏻‍♀️

En fait cherchez pas, y en n’a pas d’autres… Le titre le plus honnête c’est « L’outil ». C’est pas pour rien que leur phrase d’accorche est : « One app to replace them all » 💍 Rings any bell? ⚡️ double jeu de mot 🥁

Néanmoins il me faut être transparente à 100 %… En effet, la team trouve que la partie documentation de Click Up, laisse à désirer 💩 et c’est quand même un peu vrai – même si ça m’arrâche la bouche de l’avouer et que je prie désormais pour que personne, à l’agence, ne lise cet article 🤞🏻 « oui vous aviez raison, ÇA VA ! »…

Notion

Vous l’aurez compris, pour toute la partie documentation, nous utilisons donc Notion. Un outil collaboratif, plutôt cool dans lequel nous rangeons :

• nos comptes-rendus des réunions, quelles qu’elles soient : hebdo (sprint planning), client (prise de contact), entretiens internes…
• toutes les spécifications projets : user stories, cahier des charges…
• nos fiches clients : nom, prénom, contacts utiles
• les infos du quotidien de l’interne : wifi du cowork, numéro d’urgence, convention collective, formulaire de demande de congés…
• la documentation technique.

🔦 Allez jeter un œil aux guides Notion liés à la gestion de documentation 🎁

Doucement, mais sûrement

En principe avec ces deux outils vous êtes au top. Surtout ne vous laissez pas décourager par la multitude de fonctionalités qu’ils proposent. Commencez doucement :

1. Identifier vos besoins, en équipe !
2. Hiérarchisez-les, oui toujours en équipe…
3. Commencez par le premier et élisez l’outil et la fonctionalité adaptée. S’il vous faut pouvoir suivre votre pipe de ticketing, alors go Click Up pour créer votre premier formulaire de ticketing !
4. Assurez-vous de maîtriser l’outil choisi pour y répondre.
5. Formez et engagez vos parties prenantes dans la prise en main de ces outils. Si vous êtes seul-e à vous en servir, c’est mort, autant « pisser dans un 🎻 » !

Et faites vivre ces outils ! Votre première réalisation n’est jamais la meilleure, que votre grand-mère vous rabâche que vous êtes un-e génie, n’est pas remis en cause ici, mais de la même manière que vous vieilli grandissez, votre équipe, vos projets, vos besoins, vos client-es évoluent. Donc questionnez régulièrement vos process et faites les bouger ! À l’agence, en 2 ans, on a dû expérimenter pas loin de 10 formulaires de ticketing différents, et j’ai hâte de créer le 11 ème 🚨

Les risques

Jusqu’ici, ça parassait être le plus beau métier du monde – comment ça nan ? -, facile avec des outils au top ! Mais soyons réalistes et voyons donc les risques liés à ce métier et abordons les trucs à encaisser parfois qui moins stylés quand vous serez dans mes chaussettes – propres – de « chef-fe de projet » 🧦

Les pleins pouvoirs

Être chef-fe de projet, ça veut dire, être au milieu de la bataille. En effet, on se retrouve à être jouer les médiateur-trices entre client et équipe.

Le tout c’est de ne pas se laisser tenter par le puissant rôle de « l’informateur-trice » ; qui laisse toutes les parties dans l’ignorance crasse de leur petit camp et s’approprie tout le savoir. Et ceci n’est pas une mince affaire ! Puisque le pouvoir de l’information est grand, il peut être commode de s’en saisir pour faire la pluie et le beau temps sur un projet dont on maîtrise toutes les strates. Mais c’est le MAL !

Non, vous n’avez pas besoin de vous rendre indispensables, si ce n’est pour consoler votre ego. Au contraire, vous avez besoin de transparence. Et pourquoi ça ?

1. Faites parler vos équipes et vos client-es : les faiseur-ses sont toujours les mieux placé-es pour expliquer leur métier. Et si vulgariser leurs pratiques n’est pas chose aisée, c’est là que vous intervenez. Vous pourrez alors être l’interprète d’un échange qui, s’il n’est pas fluide au départ, le sera rapidement de plus en plus au fil du projet.
2. Écoutez les retours des un-es et des autres : qu’il s’agisse de votre client-e ou de vos équipes, interrogez-les régulièrement sur les méthodes de gestion de projet utilisées. En effet, être chef-fe de projet c’est avant tout être à l’écoute.

Faire le tampon

Oui, être chef-fe de projet c’est être l’intermédiaire, le « tampon ». Ainsi, si tout se passe bien on est l’élu-e, porteur-se de bonnes nouvelles. Néanmoins, dès que ça se corse (retards, incompréhensions) on est rapidement relégué-e au rang d’oiseau de mauvaise augure, l’empêcheur-se de tourner en rond. Et l’on est donc soumis-es à des hauts et des bas, qui vous font l’effet d’un circuit de montagnes russes interminable… Plutôt que se laisser baloter entre les client-es et les équipes, soyez le pilier d’une relation transverse.

Quelques cas d’usage et exemples de bonnes pratiques

Non (encore un non, et oui), vous n’avez pas à porter toutes les responsabilités sur vos épaules, équipes et clients doivent communiquer, pas forcément on continu, mais vous avez la dure responsabilité de mettre les ressources à dispo, quand c’est pertinent :

• Votre client-e souhaite mettre en place un système de recherche avancé avec dictée lequel consomme une API ? Parlez-en à votre équipe tech et organisez un workshop pour faire se rencontrer client-e et membres compétent-es de l’équipe sur le sujet. Aidez chaque partie dans cet échange, validez les décisions prises, reformulez au besoin pour s’assurer que tout le monde s’est bien compris : il ne restera plus qu’à mettre au propre !
• Vos équipes ne parviennent pas à cerner le besoin/le marché/les cibles de votre client-e ? Idem, sollicitez votre client-e pour un call rapide et préparez un document qui pourra être relu et consultés pour toutes et tous, client-es et équipes.
• Vos équipes ont un livrable à présenter ? Impliquez-les pour le présenter aux client-es, c’est leur travail après tout. Soyez-là en back-up : pour répondre aux questions, rassurer l’équipe qui n’a pas toujours l’habitude d’être en clientèle.

Ce que vous gagnez à appliquer ces conseils

• Du temps : parce que prendre le besoin, le transférer, récupérer les réponses et les restituer, c’est faire 2 fois les choses, sans compter la perte d’informations, voire la déformation et les éventuelles incompréhensions que ces allers-retours peuvent entraîner.
• De l’implication : votre équipe se sentira d’autant plus engagée qu’elle est amenée à comprendre le projet, avoir de la considération pour son travail. Et oui présenter son travail en face d’un-e client-e n’apporte pas la même fierté que juste donner les éléments à son-sa chef-fe de projet.
• De la qualité : en gagnant du temps et en étant plus impliqué-es, il va sans dire que la qualité produite par vos équipes se trouve sensiblement améliorée et donc la satisfaction client-e avec !

Ce qu’il faut retenir du métier de « chef-fe de projet » web

[…ou pas web d’ailleurs]

En somme :

• facilitez les échanges
• soyez à l’écoute
• proposez des solutions
• choisissez des outils adaptés !

Si vous avez des questions, des suggestions ou des partages d’expériences pour, notamment, compléter cet article, nous sommes tout ouïe, via notre formulaire de contact ☎️