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Dans mes chaussettes de « chef-fe de projet web »

On commence une nouvelle sĂ©rie d’articles intitulĂ©s « kiss my socks » ou « dans mes chaussettes de-[mettre ici le mĂ©tier de votre choix] »… Dans cet Ă©pisode c’est le mĂ©tier de chef-fe de projet web qui va nous occuper.

Le but est de prĂ©senter ce qu’est ce mĂ©tier, vu sous mon prisme Ă  moi – bah oui c’est moi la cheffe de projet chez kiss my.

Les missions

Le mĂ©tier de chef-fe de projet est vaste, et tout dĂ©pendra du domaine dans lequel vous Ă©voluez. S’il vous arrivera souvent de faire, aussi, de l’opĂ©rationnel, en complĂ©ment de votre mĂ©tier d’encadrement de projet – du design, du rĂ©dactionnel, du dev, du SEO… -, les principales missions seront :

  1. Planifier les projets.
  2. Encadrer les Ă©quipes.
  3. Accompagner les clients.

Je ne vais pas dĂ©tailler ici ces missions, de nombreux articles l’ont certainement fait mieux que je n’oserai le faire moi-mĂȘme, nous allons donc passer directement au partage d’expĂ©rience, Ă  savoir la mienne.

Chef-fe de projet depuis 12 ans, je suis d’abord autodidacte. 5 ans de bons et loyaux services grĂące Ă  des compĂ©tences apprises « sur le tas » j’ai finalement repris une formation diplomante, pour prouver au monde du recrutement français que j’Ă©tais « employable » et donc compĂ©tente – oui, oui, la France, ce beau pays accros aux diplĂŽmes.

Passons donc Ă  mes outils prĂ©fĂ©rĂ©s et mes recommandations de vieille louve de mer 🩭 !

Les outils

Click Up

Vous connaissez Trello ? Clickup c’est sa version survitaminĂ©e 🧹 !

Que peut-on faire avec ?

Cet outil de planification de tĂąches est si flexible qu’il vous permet de faire :

  • des tableaux de suivi agile de type Kanban,
  • vos plannings projet de type Gantt,
  • des dashboards de suivi de metrics sur-mesure pour l’interne comme pour l’externe,
  • vos propres formulaires de ticketing,
  • le suivi des temps pour une facturation agile ultra millimĂ©trĂ©e,
  • la gestion de « sprint » pour les plus scrumesques d’entre vous,
  • une gestion de rĂŽles utilisateur-trices aux petites oignons pour permettre Ă  vos Ă©quipes et vos client-es de collaborer en temps rĂ©el sans avoir Ă  donner accĂšs Ă  tout Ă  tout le monde !

Comment faire ces trucs lĂ  ?

MĂȘme que j’adore tellement cet outil… j’ai fait un tutoriel, gratuitement, oui, oui, pour le faire dĂ©couvrir au plus grand nombre. Encore merci Ă  La Cantine NumĂ©rique de m’avoir donnĂ© l’opportunitĂ© de partager ma drĂŽle de passion pour la planification 💖

Si vous voulez tester, n’hĂ©sitez pas Ă  utiliser notre lien de parrainage, je crois qu’on gagne des points et vous aussi đŸ€·đŸ»â€â™€ïž

En fait cherchez pas, y en n’a pas d’autres… Le titre le plus honnĂȘte c’est « L’outil ». C’est pas pour rien que leur phrase d’accorche est : « One app to replace them all » 💍 Rings any bell? âšĄïž double jeu de mot đŸ„

NĂ©anmoins il me faut ĂȘtre transparente Ă  100 %… En effet, la team trouve que la partie documentation de Click Up, laisse Ă  dĂ©sirer đŸ’© et c’est quand mĂȘme un peu vrai – mĂȘme si ça m’arrĂąche la bouche de l’avouer et que je prie dĂ©sormais pour que personne, Ă  l’agence, ne lise cet article đŸ€žđŸ» « oui vous aviez raison, ÇA VA ! »…

Notion

Vous l’aurez compris, pour toute la partie documentation, nous utilisons donc Notion. Un outil collaboratif, plutĂŽt cool dans lequel nous rangeons :

  • nos comptes-rendus des rĂ©unions, quelles qu’elles soient : hebdo (sprint planning), client (prise de contact), entretiens internes…
  • toutes les spĂ©cifications projets : user stories, cahier des charges…
  • nos fiches clients : nom, prĂ©nom, contacts utiles
  • les infos du quotidien de l’interne : wifi du cowork, numĂ©ro d’urgence, convention collective, formulaire de demande de congĂ©s…
  • la documentation technique.

🔩 Allez jeter un Ɠil aux guides Notion liĂ©s Ă  la gestion de documentation 🎁

Doucement, mais sûrement

En principe avec ces deux outils vous ĂȘtes au top. Surtout ne vous laissez pas dĂ©courager par la multitude de fonctionalitĂ©s qu’ils proposent. Commencez doucement :

  1. Identifier vos besoins, en Ă©quipe !
  2. HiĂ©rarchisez-les, oui toujours en Ă©quipe…
  3. Commencez par le premier et Ă©lisez l’outil et la fonctionalitĂ© adaptĂ©e. S’il vous faut pouvoir suivre votre pipe de ticketing, alors go Click Up pour crĂ©er votre premier formulaire de ticketing !
  4. Assurez-vous de maĂźtriser l’outil choisi pour y rĂ©pondre.
  5. Formez et engagez vos parties prenantes dans la prise en main de ces outils. Si vous ĂȘtes seul-e Ă  vous en servir, c’est mort, autant « pisser dans un đŸŽ»Â Â» !

Et faites vivre ces outils ! Votre premiĂšre rĂ©alisation n’est jamais la meilleure, que votre grand-mĂšre vous rabĂąche que vous ĂȘtes un-e gĂ©nie, n’est pas remis en cause ici, mais de la mĂȘme maniĂšre que vous vieilli grandissez, votre Ă©quipe, vos projets, vos besoins, vos client-es Ă©voluent. Donc questionnez rĂ©guliĂšrement vos process et faites les bouger ! À l’agence, en 2 ans, on a dĂ» expĂ©rimenter pas loin de 10 formulaires de ticketing diffĂ©rents, et j’ai hĂąte de crĂ©er le 11 Ăšme 🚹

Les risques

Jusqu’ici, ça parassait ĂȘtre le plus beau mĂ©tier du monde – comment ça nan ? -, facile avec des outils au top ! Mais soyons rĂ©alistes et voyons donc les risques liĂ©s Ă  ce mĂ©tier et abordons les trucs Ă  encaisser parfois qui moins stylĂ©s quand vous serez dans mes chaussettes – propres – de « chef-fe de projet » 🧩

Les pleins pouvoirs

Être chef-fe de projet, ça veut dire, ĂȘtre au milieu de la bataille. En effet, on se retrouve Ă  ĂȘtre jouer les mĂ©diateur-trices entre client et Ă©quipe.

Le tout c’est de ne pas se laisser tenter par le puissant rĂŽle de « l’informateur-trice » ; qui laisse toutes les parties dans l’ignorance crasse de leur petit camp et s’approprie tout le savoir. Et ceci n’est pas une mince affaire ! Puisque le pouvoir de l’information est grand, il peut ĂȘtre commode de s’en saisir pour faire la pluie et le beau temps sur un projet dont on maĂźtrise toutes les strates. Mais c’est le MAL !

Photo de Matthew Henry publiée par Burst

Non, vous n’avez pas besoin de vous rendre indispensables, si ce n’est pour consoler votre ego. Au contraire, vous avez besoin de transparence. Et pourquoi ça ?

  1. Faites parler vos Ă©quipes et vos client-es : les faiseur-ses sont toujours les mieux placĂ©-es pour expliquer leur mĂ©tier. Et si vulgariser leurs pratiques n’est pas chose aisĂ©e, c’est lĂ  que vous intervenez. Vous pourrez alors ĂȘtre l’interprĂšte d’un Ă©change qui, s’il n’est pas fluide au dĂ©part, le sera rapidement de plus en plus au fil du projet.
  2. Écoutez les retours des un-es et des autres : qu’il s’agisse de votre client-e ou de vos Ă©quipes, interrogez-les rĂ©guliĂšrement sur les mĂ©thodes de gestion de projet utilisĂ©es. En effet, ĂȘtre chef-fe de projet c’est avant tout ĂȘtre Ă  l’Ă©coute.

Faire le tampon

Oui, ĂȘtre chef-fe de projet c’est ĂȘtre l’intermĂ©diaire, le « tampon ». Ainsi, si tout se passe bien on est l’Ă©lu-e, porteur-se de bonnes nouvelles. NĂ©anmoins, dĂšs que ça se corse (retards, incomprĂ©hensions) on est rapidement relĂ©guĂ©-e au rang d’oiseau de mauvaise augure, l’empĂȘcheur-se de tourner en rond. Et l’on est donc soumis-es Ă  des hauts et des bas, qui vous font l’effet d’un circuit de montagnes russes interminable… PlutĂŽt que se laisser baloter entre les client-es et les Ă©quipes, soyez le pilier d’une relation transverse.

Photo de Matthew Henry publiée par Burst

Quelques cas d’usage et exemples de bonnes pratiques

Non (encore un non, et oui), vous n’avez pas Ă  porter toutes les responsabilitĂ©s sur vos Ă©paules, Ă©quipes et clients doivent communiquer, pas forcĂ©ment on continu, mais vous avez la dure responsabilitĂ© de mettre les ressources Ă  dispo, quand c’est pertinent :

  • Votre client-e souhaite mettre en place un systĂšme de recherche avancĂ© avec dictĂ©e lequel consomme une API ? Parlez-en Ă  votre Ă©quipe tech et organisez un workshop pour faire se rencontrer client-e et membres compĂ©tent-es de l’Ă©quipe sur le sujet. Aidez chaque partie dans cet Ă©change, validez les dĂ©cisions prises, reformulez au besoin pour s’assurer que tout le monde s’est bien compris : il ne restera plus qu’Ă  mettre au propre !
  • Vos Ă©quipes ne parviennent pas Ă  cerner le besoin/le marchĂ©/les cibles de votre client-e ? Idem, sollicitez votre client-e pour un call rapide et prĂ©parez un document qui pourra ĂȘtre relu et consultĂ©s pour toutes et tous, client-es et Ă©quipes.
  • Vos Ă©quipes ont un livrable Ă  prĂ©senter ? Impliquez-les pour le prĂ©senter aux client-es, c’est leur travail aprĂšs tout. Soyez-lĂ  en back-up : pour rĂ©pondre aux questions, rassurer l’Ă©quipe qui n’a pas toujours l’habitude d’ĂȘtre en clientĂšle.

Ce que vous gagnez Ă  appliquer ces conseils

  • Du temps : parce que prendre le besoin, le transfĂ©rer, rĂ©cupĂ©rer les rĂ©ponses et les restituer, c’est faire 2 fois les choses, sans compter la perte d’informations, voire la dĂ©formation et les Ă©ventuelles incomprĂ©hensions que ces allers-retours peuvent entraĂźner.
  • De l’implication : votre Ă©quipe se sentira d’autant plus engagĂ©e qu’elle est amenĂ©e Ă  comprendre le projet, avoir de la considĂ©ration pour son travail. Et oui prĂ©senter son travail en face d’un-e client-e n’apporte pas la mĂȘme fiertĂ© que juste donner les Ă©lĂ©ments Ă  son-sa chef-fe de projet.
  • De la qualitĂ© : en gagnant du temps et en Ă©tant plus impliquĂ©-es, il va sans dire que la qualitĂ© produite par vos Ă©quipes se trouve sensiblement amĂ©liorĂ©e et donc la satisfaction client-e avec !

Ce qu’il faut retenir du mĂ©tier de « chef-fe de projet » web

[…ou pas web d’ailleurs]

En somme :

  • facilitez les Ă©changes
  • soyez Ă  l’Ă©coute
  • proposez des solutions
  • choisissez des outils adaptĂ©s !

Si vous avez des questions, des suggestions ou des partages d’expĂ©riences pour, notamment, complĂ©ter cet article, nous sommes tout ouĂŻe, via notre formulaire de contact ☎